Wie standardisierte Software endlich zum Standard wird

Dank SAP Activate SAP S/4HANA ohne Umstände einführen

Kürzlich hat uns eine Offertanfrage für die Planung und Realisierung eines ERP-Einführungsprojekts erreicht. Darin enthalten waren grundsätzliche Organisations- und Prozessbeschreibungen, Screenshots der aktuellen IT-Lösung sowie ein Anforderungskatalog mit 770 Fragen rund um diverse Funktionen und sonstige Anforderungen. Unsere Antwort sollte in ein Verfahren zur Auswahl eines Anbieters einfliessen und schliesslich zu Verhandlungen führen. Am Ende sollte im Rahmen eines Vorprojekts ein Business Blueprint-Dokument über unsere Lösung erstellt werden.

Meistens hat das dazu geführt, dass sich die Anforderungen des Kunden vor allem auf den Status Quo bezogen. Die neue Lösung sollte hauptsächlich das alte ERP 1:1 ersetzen; neue Funktionen wurden eher nebenbei implementiert. Das hat in der Regel zu heterogenen und äusserst kompromissgeladenen Lösungen geführt. Unser Anspruch ist es jedoch, für verfügbare Standardfunktionen und Templates zu begeistern.

Warum neue Ansätze bei der Einführung eines ERP erforderlich sind

Cloud-basierte ERP-Lösungen erfordern eine andere Denkweise bei der Implementierung. Im Zentrum stehen hier standardisierte und an Best Practices orientierte Lösungen und weniger kundenspezifische Entwicklungen. Davon profitieren im SAP-Umfeld mittlerweile alle Betriebsformen, angefangen von der klassischen Variante mit einem nationalen Hosting Partner oder On-Premises bis hin zu verschiedenen Cloud-Ansätzen. 

Mit SAP Activate liegt eine Projekt-Methodologie vor, die speziell für SAP S/4HANA entwickelt worden ist. Sie enthält technische und methodische Hilfsmittel, die bereits in der Analysephase der ERP-Einführung fertig verfügbare sowie branchen- und landesspezifische Standardprozesse und Voreinstellungen einbezieht. Damit lässt sich ermitteln, welche Betriebsmodelle für einen Kunden grundsätzlich in Frage kommen. Bestehen nämlich funktionale, rechtliche oder organisatorische Anforderungen, die in den Cloud-Versionen nicht oder noch nicht unterstützt werden, so ist die On-Premise-Lösung die geeignetere Variante. Insofern spart SAP Activate Zeit, Geld und Ressourcen gegenüber klassischen Blueprint-Dokumenten. 

Diese Methode wird unabhängig davon eingesetzt, ob ein SAP S/4HANA-Projekt als vollständige Neueinführung oder als Migrationsprojekt für ein klassisches SAP ERP 6.0-System erfolgt. Das neue System muss alte Lösungen nicht nur 1:1 ersetzen, sondern auch zur Grundlage für die organisatorische Entwicklung der kommenden Jahre werden. SAP S/4HANA wird somit zum intelligenten Kern für das Zusammenführen von Informationen, Prozessen und Personen, für Prozessautomatisierung sowie für sämtliche Formen der Digitalisierung, die in einen betriebswirtschaftlichen Kontext gesetzt werden müssen. 

SAP S/4HANA: Dank standardisierter Prozesse wird ERP-Software zum Standard

SAP S/4HANA wird nur dann sein volles Potential entfalten, wenn es nicht auf Anforderungen aus der Vergangenheit basiert, sondern weitestmöglich auf seine Best Practies und nur am Rande auf kundenindividuelle Funktionen gründet. Wir sind uns sicher, dass SAP Activate die ideale Vorgehensweise ist, um aus diesen Standards auch eine Standardsoftware werden zu lassen. Damit bleiben unerwünschte Überraschungen aus.

SAP Activate ist agil, garantiert eine effiziente Realisierung möglichst nahe an den verfügbaren und weltweit tausendfach bewährten «SAP Best Practices» Standardprozessen und Voreinstellungen und eliminiert wesentliche Projektrisiken, die in den ursprünglichen Methoden latent verankert waren. Zu den wichtigsten Neuerungen von SAP Activate zählt, dass die branchen- und landesspezifischen «Best Practices»-Vorkonfigurationen über eine umfassende Lösungsdokumentation verfügen. Kernelemente dieser Dokumentation sind BPMN Flowcharts, Prozess- und Funktionsbeschreibungen sowie Verweise auf die relevanten Web- und Mobile Apps für die Bedienung der jeweiligen Funktionen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • kein theorielastiges und umfangreiches Blueprint-Dokument mehr notwendig.

  • Abbildung der meisten Prozesse nach dem Vorbild von Best-Practices-Standards.

  • Anwendbarkeit dank Standardisierung zu 100 Prozent gegeben.

  • Notwendige Ergänzungen können detailliert und verbindlich ausgestaltet werden.

  • Kunden priorisieren Ergänzungen bewusst und zielorientiert – die Wunschliste schrumpft.

  • Dokumentation wird im Projektverlauf kundenspezifisch vervollständigt und über den gesamten Lebenszyklus der SAP-Lösung online aktualisiert und verfügbar gemacht.

Von SAP Activate zu Innflow iActivate

Die Innflow AG hat SAP Activate als Einführungsmethodologie für den Einsatz in mittelständischen Organisationen mit weiteren Dokumentvorlagen ergänzt und verschlankt. Unsere Methode heisst Innflow iActivate. Im Vergleich zu den früheren Methoden wird das Vorprojekt bei iActivate von Beginn an mit einem voll ausgeprägten SAP S/4HANA Sandbox System inklusive Best Practices-Voreinstellungen und einer abgebildeten Modell-Gesellschaft durchgeführt. Einer Werksbegehung und der aktualisierten Skizzierung des Geschäftsmodells folgt eine strategische Zukunftsbetrachtung bezüglich Wachstum, Organisationsentwicklung, interner und externer Digitalisierung und zusätzlicher Wertschöpfungsebenen.

Danach wird die Geschäftsprozessliste des Kunden in Fit-to-Standard Workshops (Workshop A) mit den in der SAP Lösung verfügbaren, branchen- und landesspezifischen Standardfunktionen abgeglichen. Überall da, wo der Kunde mit den Standardfunktionen zufrieden ist, erfolgt ein entsprechender Verweis. Bei Prozessen, für die der Kunde eine Ergänzung oder eine Abweichung vom Standard wünscht, wird ein Ausrufezeichen gesetzt.

Workshop B greift danach alle Ausrufezeichen auf. Die gewünschten Ergänzungen und Abweichungen vom SAP-Standard werden detailliert beschrieben und lediglich hier ist eine Klassifizierung nach Mustersätzen notwendig (muss, sollte, wird, kann), da der Funktionsbeweis für alle begrüssten Standardprozesse bereits erbracht ist.

Weitere Vorteile von Innflow iActivate

Durch diese Vorgehensweise schliessen Kunden gleichzeitig Bekanntschaft mit der neuen SAP-Welt, deren Funktionsweise und Terminologie. Wir meinen: Lieber nach vorne schauen statt mit einem Blueprint-Dokument Vergangenheitsbetrachtung betreiben.

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